huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement behorend bij de statuten van Philadelphia Namibië, stichting voor weeskinderen in nood.

De stichting genaamd Philadelphia Namibië, stichting voor weeskinderen in nood hierna te noemen "de stichting" is bij notariële akte opgericht op 8 december 2004 en is gevestigd te Nijeveen, gem. Meppel.
Administratief adres is: Kolibrievlinder 13, 3822AP te Amersfoort.

Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de stichting.


Doel van de stichting
De doelstellingen van de stichting zijn opgenomen in de statuten van de stichting.

Bestuur
Het bestuur van de stichting bestaat uit minimaal 5 natuurlijke personen zonder nauwe familie- of vergelijkbare relaties.
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en minimaal twee leden die allen meerderjarig moeten zijn.
Bestuursleden werken pro deo en ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden.
In de bestuursvergadering van 3 december 2008 is besloten de zittingsduur van de bestuursleden te stellen op een periode van maximaal 4 jaar waarna herverkiezing mogelijk is.
Het bestuur waakt tegen verstrengeling van belangen tussen de fondsenwervende instelling en leden van haar bestuur en/of haar medewerkers.
Bestuursleden mogen direct noch indirect enige zakelijke binding hebben met de werkzaamheden van de stichting.

Dagelijks bestuur
De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging, op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
Onder het bestuur valt:

a. de algemene leiding van de stichting
b. de uitvoering van de door het stichtingsbestuur genomen besluiten
c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen
d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de stichting.


Vergaderingen
Minimaal drie maal per jaar wordt door het bestuur een vergadering belegd ten huize van één van de bestuursleden.
Van deze vergaderingen worden door de secretaris notulen gemaakt die worden toegezonden aan alle bestuursleden en gearchiveerd door de secretaris.
Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 leden van het bestuur dit wensen.
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
Ieder bestuurslid heeft één stem.

Commissies
Het bestuur kan voor een aantal deeltaken commissies aanstellen.
Eén van de commissieleden treedt op als rapporteur en brengt regelmatig verslag uit van de werkzaamheden aan het bestuur.
Ook voor de commissieleden geldt een maximale zittingsduur van 4 jaar met de mogelijkheid te worden herkozen.

Boekhouding en accountantscontrole
De penningmeester, of een door hem aangewezen boekhouder, houdt dagelijks de stand van ontvangsten en uitgaven bij en maakt in januari een jaarverslag over het voorgaande jaar en in juli een halfjaarverslag t.b.v. het bestuur. Ook wordt jaarlijks een begroting voor het komende jaar vastgesteld.
Deze verslagen worden aan alle bestuursleden verzonden en besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering.
Dit financiële jaarverslag kan gecombineerd worden met het secretariële jaarverslag van de secretaris.
Het secretariële verslag wordt ook op de website van de stichting opgenomen.
Jaarlijks wordt de boekhouding en de staat van baten en lasten gecontroleerd door een geregistreerde accountant.
De accountant levert na controle een officiële voor akkoord getekende accountantsverklaring af die bij de boekhouding wordt bewaard en waarvan melding wordt gemaakt op de website van de stichting.

Website
De stichting beschikt over een website onder de naam: www.philadelphianamibia.org.
De website, een zgn CMS-website, wordt regelmatig voorzien van nieuws en actualiteiten over het werk van de stichting maar ook over het werk van de zusterstichting, de Philadelphia Foundation in Namibië.
Er is door het bestuur een “webmaster” aangesteld. Deze webmaster kan een persoon van buiten het bestuur zijn.
De “input” voor de website kan door alle bestuur- en commissieleden worden aangeleverd bij de webmaster.
Ook vanuit Namibië kunnen wijzigingen/aanvullingen worden toegevoegd.
Nieuwtjes, aanvullingen en wijzigingen dienen echter door de voorzitter en de secretaris te worden gecontroleerd alvorens zij op de site worden geplaatst.
Nieuws kan echter ook via mail worden toe- en doorgezonden waardoor de beslissingstijd sterk kan worden verkort.
Na goedkeuring door de voorzitter zorgt de webmaster ervoor dat de wijzigingen/aanvullingen binnen drie werkdagen op de site staan.
Wijzigingen/aanvullingen dienen echter altijd binnen één week na toezending door de opsteller op de site te zijn geplaatst om te voorkomen dat nieuws “oud nieuws” wordt.

Nieuwsbrief
Minimaal eenmaal per jaar, maar bij voorkeur tweemaal per jaar, wordt door het bestuur een nieuwsbrief opgesteld die wordt toegezonden aan donateurs en belangstellenden.
Deze nieuwsbrief kan op verzoek ook digitaal worden verstuurd.
In deze nieuwsbrief wordt de gang van zaken betreffende het reilen en zeilen van de stichting maar, vooral, ook het werk van de Philadelphia Foundation in Namibië vermeld.
De nieuwsbrief wordt gezamenlijk opgesteld door een daartoe aangewezen lid van het bestuur en door de projectleider van de Philadelphia Foundation.

Onkostenvergoeding
Het werk voor de stichting geschiedt pro deo maar er geldt wel een vergoeding voor aantoonbaar gemaakte kosten t.b.v. de stichting.
Die kosten kunnen worden vergoed aan de hand van een onkostendeclaratie die verkrijgbaar is bij de penningmeester.
Bij de declaratie dienen bewijsstukken te worden gevoegd. Dit geldt niet voor gereden kilometers.
Op een declaratie voor gemaakte kilometers moet de datum, de bestemming van de reis en het aantal kilometers worden vermeld.
Voor de vergoeding van de kilometers geldt de volgende formule:
Aantal gereden kilometers x de gemiddelde kilometervergoeding die eenmaal per jaar, op 1 januari wordt vastgesteld door het bestuur.
Voor de berekening van deze vergoeding is gebruik gemaakt van de standaardvergoeding zoals die is berekend door de ANWB op basis van de gemiddelde kosten per kilometer voor 10 verschillende gezinsauto’s.
De vergoeding bedraagt 50 % van die ANWB-kilometerprijs.
De declaratie dient voor akkoord te zijn geparafeerd door de voorzitter en wordt daarna binnen twee weken door de penningmeester overgemaakt op de rekening van betrokkene.

Donateurs
De stichting kent donateurs.

De inkomsten van de stichting worden bijeengebracht door donateurs, kerken, scholen, bedrijven en organisaties voor “goede doelen”.
Donateurs zijn natuurlijke- of rechtspersonen die op basis van vrijwilligheid het project ondersteunen.Dat kan zijn door eenmalige bedragen of door een van te voren vastgelegde periodieke ondersteuning.
Donateurs ontlenen aan hun ondersteuning geen rechten of verplichtingen.

 

Rooster van aftreden bestuursleden

Gertruud Homan, voorzitter (tot juni 2019)
Els van Breden, penningmeester (tot november 2019)
Marian Gunnink, secretaris (tot januari 2020)
Elske Kerkhof, algemeen lid (tot november 2019)
Iris Bronsema, algemeen lid (tot oktober 2020)